Отпуск лекарственных средств отделениям и кабинетам лечебно-профилактических учреждений

Отделения и кабинеты лечебно-профилактических учреждений получают из аптек лекарства и другие предметы аптечного ассортимента по накладным (стр. 65). Выписанные лекарства может получать только медработник (как правило, старшая медсестра), на имя которого выписываются накладная и доверенность.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается на бланках типовой формы только лицам, работающим в данном лечебно-профилактическом учреждении. Подписывается доверенность главным врачом (или его заместителем) и главным бухгалтером лечебно-профилактического учреждения или лицами, уполномоченными на то. Если бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей осуществляется централизованной бухгалтерией, доверенность на их получение подписывается главным врачом (либо его заместителем) лечебно-профилактического учреждения, обслуживаемого этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии. В случае, когда доверенное лицо должно получить товарно-материальные ценности по нескольким накладным (требованиям), ему может выдаваться одна доверенность с указанием номера и дат выдачи всех требований и несколько доверенностей, если товарноматериальные ценности следует получать в разных аптеках.

Не разрешается выдавать доверенности, полностью или частично не заполненные, а также без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны. Срок действия доверенности устанавливается с учетом возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по счету, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, он не должен превышать 15 дней.

Отпуск лечебно-профилактическим учреждениям ядовитых лекарственных средств производится через врачей или средний медицинский персонал по отдельной (разовой) доверенности. Если лечебно-профилактическое учреждение прикреплено к аптеке на постоянное снабжение, то лекарства, содержащие ядовитые средства, могут отпускаться по доверенности, выданной на определенный срок, но не более трех месяцев.

В зависимости от того, имеет ли лечебно-профилактическое учреждение в своем составе аптеку или нет, ведется и учет движения медикаментов, перевязочных средств, вспомогательных материалов и тары.

Вышеуказанные средства отпускаются из аптеки на фактическое количество больных в отделении.

Лечебно-профилактические и другие учреждения здравоохранения обязаны осуществлять строгий контроль за полным использованием и по назначению бюджетных ассигнований, выделяемых на медикаменты и перевязочные средства (статья 10 бюджетной классификации) в соответствии с установленными нормами.

Отпуск лекарственных средств отделениям и кабинетам из аптеки лечебно-профилактического учреждения также производится по накладным (требованиям). Порядок выписки их приведен ранее (стр. 65).

В получении ценностей из аптеки получатель расписывается в накладной, остающейся в аптеке.

В тех случаях, когда в накладной (требовании) не указаны полные данные на выписанные лекарственные средства, заведующий аптекой обязан при выполнении заказа дописать в обоих экземплярах необходимые данные или внести соответствующие исправления.

В этом случае категорически запрещается исправлять количество, фасовку и дозировку лекарственных средств и других ценностей в сторону увеличения.

Медикаменты, содержащие ядовитые, наркотические и сильнодействующие лекарственные средства, этиловый спирт, а также остродефицитные и дорогостоящие медикаменты, по которым в аптеке ведется предметно-количественный учет, отпускаются отделениям (кабинетам) учреждения в размерах, не превышающих пятидневную потребность в них.

На упаковках с лекарствами, отпускаемыми из аптеки, должны быть сигнатура и соответствующие этикетки. На сигнатуре необходимы подписи фармацевтов - приготовившего, проверившего и отпустившего лекарства. Представитель отделения, получая лекарство, обязан проверить соответствие его рецепту. Отпускать лекарства и другие медицинские изделия подсобному персоналу лечебно-профилактических учреждений категорически запрещается.

Готовые лекарственные формы и другие медицинские изделия, предназначенные для отпуска в отделения и кабинеты, сосредоточиваются в комнате систематизации и выдачи готовой продукции лечебно-профилактического учреждения. Эта комната оборудуется специальными вертушками, шкафами и столами с ячейками, пронумерованными по лечебным отделениям и кабинетам.

Лекарства, содержащие ядовитые вещества, с момента изготовления и до выдачи должны находиться в запертом шкафу. Отпускает их провизор-технолог аптеки лечебно-профилактического учреждения.

Вместе с медицинским работником он проверяет отпускаемое лекарство и дает разъяснение по прописям, условиям хранения, срокам годности и т. п.

В отделениях (кабинетах) учреждения учет указанных лекарственных средств ведется в специальной книге по форме, приведенной ниже (стр. 114).

Страницы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, книга заверяется подписью руководителя учреждения. Заведующий аптекой периодически проверяет наличие и правильность учета лекарственных средств в отделениях (кабинетах) учреждения.

Лекарства, предназначенные для лечения больных в стационарах, отпускаются аптеками лечебно-профилактических учреждений дежурному фельдшеру или медицинской сестре только в оригинальной упаковке.

Форма книги предметно-количественного учета медикаментов в отделениях и кабинетах лечебно-профилактического учреждения

Прием и выдача лекарств и других медицинских изделий осуществляются по накладным с указанием даты и подписями представителей аптеки и отделений.

В крупных лечебно-профилактических учреждениях целесообразно организовать подвоз приготовленных в аптеке лекарств, а также медицинского имущества непосредственно в отделения и кабинеты. Очередность доставки имущества и приема его в отделениях и кабинетах устанавливается главным врачом лечебно-профилактического учреждения с учетом конкретных местных условий.

Отпуск лекарств стационарным больным производится по назначению врача средними медицинскими работниками, которые по мере надобности получают их от старшей сестры. Ответственными за правильный отпуск лекарств стационарным больным, а также за соблюдение правил хранения ядовитых, наркотических и сильнодействующих лекарственных средств в отделениях и кабинетах лечебно-профилактических учреждений являются заведующий отделением (кабинетом) и старшая медицинская сестра.

Стационарным больным лекарства выдаются в соответствии с планом лечения, подробно изложенным в историях болезни.

В аптеке лечебно-профилактического учреждения, кроме лекарственных средств, перечисленных в таблице 13, ведется также предметно-количественный учет:

радиоактивных изотопов, новых препаратов для клинических испытаний и исследований в соответствии с действующими указаниями Министерства здравоохранения СССР;

остродефицитных и дорогостоящих медикаментов по списку, утвержденному вышестоящей организацией по подчиненности;

тары как порожней, так и занятой лекарственными средствами.

Для этого предназначена специальная книга:

Книга предметно-количественного учета медикаментов

Страницы данной книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя учреждения. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку медикаментов и препаратов, учитываемых по количеству, и тару открывается отдельная страница.

Основанием для записей в книгу служат: по приходу - счета-фактуры поставщика; по расходу - накладные (требования), акты и другие расходные документы.

Ежедневно накладные на ценности, отпущенные из аптеки, регистрируются в "Книге учета протаксированных накладных". По окончании месяца в этой книге подсчитывается итоговая сумма по каждой группе отпущенных ценностей: медикаментов, перевязочных средств, тары и общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью.

В крупных лечебно-профилактических учреждениях при необходимости каждому отделению в "Книге учета протаксированных накладных" отводится отдельная страница.

Накладные на отпущенные ядовитые, наркотические и сильнодействующие лекарственные средства, этиловый спирт, а также остродефицитные и дорогостоящие медикаменты ежедневно регистрируются, кроме того, и в "Ведомости выборки израсходованных медикаментов, подлежащих предметно-количественному учету" по приведенной ниже форме:

Ведомость выборки израсходованных медикаментов, подлежащих предметно-количественному учету

В этой ведомости записи ведутся по каждому наименованию отдельно. Ведомость подписывается заведующим или заместителем заведующего аптекой. Общее количество отпущенных за день ценностей, согласно выборке за день, переносится в "Книгу предметно-количественного учета" (стр. 115).

Итоговые данные протаксированных накладных (требований), исполненных аптекой за месяц, записываются в месячный "Отчет аптеки о приходе и расходе лекарственных средств в денежном (суммарном) выражении" по специальной форме.

Отчет составляется в конце каждого месяца. Выводится остаток стоимости лекарственных средств по каждой группе на начало отчетного месяца, который переносится из утвержденного отчета за предыдущий месяц. В приход записывается стоимость лекарственных средств, поступивших за месяц в аптеку от поставщиков, согласно счетам-фактурам, зарегистрированным в "Книге регистрации счетов-фактур".

В расход отчета вносится стоимость лекарственных средств, отпущенных аптекой отделениям (кабинетам) по накладным, зарегистрированным в "Книге учета протаксированных накладных".

Отчет аптеки о приходе и расходе медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в денежном (суммарном) выражении

На основании актов и других документов, служащих основанием для списания в расход, записывается также стоимость испорченных средств, возвращенной тары и суммарные разницы ог лабораторно-фасовочных работ.

В тех случаях, когда аптека получает и отпускает медикаменты, реактивы и другие ценности, предназначенные для клинических испытаний, исследований и научных (специальных) целей, стоимость их отражается в отчете как по приходу, так и по расходу отдельно в дополнительно вводимых для этого графах.

В конце отчета указывается остаток стоимости лекарственных средств. К отчету прилагаются оправдательные документы, за исключением протаксированных накладных, которые остаются в аптеке. В аптеке хранятся первые экземпляры накладных вместе с "Книгой учета протакснрованных накладных", которые находятся у заведующего аптекой и хранятся в течение одного календарного года (не считая текущего) в сброшюрованном виде по месяцам.

Накладные на отпуск ядовитых, наркотических и сильнодействующих лекарственных средств, этилового спирта, а также остродефицитных и дорогостоящих медикаментов хранятся у заведующего аптекой в течение трех лет.

По истечении указанных сроков хранения накладные (требования) могут быть уничтожены в тех случаях, когда контролирующая или вышестоящая организация провела документальную ревизию учреждения, при которой была проверена правильность оформления накладных, их таксировки и записей в книгах учета протакснрованных требований и предметно-количественного учета.

Об уничтожении накладных составляется акт, который утверждается в установленном порядке.

Отчет аптеки составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета, подписанный заведующим, представляется в бухгалтерию учреждения не позднее 5 числа следующего за отчетным месяца, второй остается у заведующего.

После сооответствующей проверки бухгалтерией и утверждения руководителем учреждения, отчет аптеки служит основанием для списания бухгалтерией израсходованных лекарственных средств.

Старший бухгалтер (бухгалтер) учреждения, на которого должностной инструкцией возложены обязанности ведения бухгалтерского учета медикаментов, осуществляет систематический контроль за правильностью ведения "Книги предметно-количественного учета", "Ведомости выборки" и "Книги протаксированных накладных", таксировкой и подсчетом итогов в накладных.

Правильность книжных остатков лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, подтверждается подписью проверяющего.

Лечебно-профилактические учреждения, не имеющие своих аптек, приобретают лекарственные средства из хозрасчетных аптек только для текущих надобностей.

Оформленные и протаксированные накладные в хозрасчетной аптеке регистрируются счетным работником или заведующим (если нет счетного работника) в "Книге учета мелкооптового отпуска и расчета с покупателями", по следующей форме:

Книга учета мелкооптового отпуска и расчетов с покупателями

Получение лекарственных средств из аптеки представитель учреждения подтверждает распиской на обоих экземплярах накладной, а работник аптеки расписывается в выдаче товаров и правильности таксировки накладных.

Полученные из хозрасчетной аптеки лекарственные средства хранятся в отделениях (кабинетах) только в количествах, необходимых для текущей потребности, объем которой устанавливается вышестоящей организацией.

Ядовитые, наркотические и сильнодействующие лекарственные средства, этиловый спирт, а также остродефицитные и дорогостоящие медикаменты отпускаются из хозрасчетной аптеки по отдельной накладной, подписанной руководителем учреждения, и хранятся у главной (старшей) медицинской сестры учреждения, ответственной за хранение этих лекарственных средств. Главная (старшая) медицинская сестра ведет учет их в книге по форме, приведенной на стр. 114.

Отпуск данных лекарственных средств отделениям (кабинетам) производится только для текущей потребности по накладным, подписанным заведующим отделением, и с разрешительной подписью руководителя учреждения. В накладных указываются номера историй болезней, фамилии, имена и отчества больных.

По истечении каждого месяца главная (старшая) медицинская сестра представляет в бухгалтерию отчет по следующей форме:

Отчет о движении медикаментов, подлежащих предметноколичественному учету

Отчет утверждается руководителем учреждения.

В связи с тем, что расчеты между лечебно-профилактическими учреждениями и хозрасчетной аптекой носят систематический характер, оплата стоимости полученных лекарственных средств должна производиться на основе плановых платежей. Сумма ежеквартально перечисляемых средств и других ценностей не должна превышать сметных ассигнований учреждения, предусмотренных на эти цели.

Для этого учреждение или вышестоящая организация перечисляют через Госбанк на расчетный счет хозрасчетной аптеки или аптечного управления авансом суммы, необходимые для оплаты медикаментов и других изделий медицинского назначения на ближайшие две недели.

На основании выписанных за две недели накладных, по которым были отпущены товары, хозрасчетная аптека предъявляет лечебному учреждению счет с приложением к нему накладных, где указывает дату и номер каждой накладной, стоимость медикаментов и других ценностей и общую сумму.

Счета хозрасчетной аптеки проверяются бухгалтерией лечебного учреждения по прилагаемым накладным.

Ежемесячно производится уточнение расчетов.

Не реже раза в квартал составляется акт выверки взаимных расчетов. Недооплаченную сумму лечебно-профилактическое учреждение должно перечислить на расчетный счет аптеки до наступления очередного квартала, в этот же срок переплаченные суммы должны быть возвращены аптекой по требованию учреждения на его текущий счет на восстановление кассовых расходов по ст, 10 или засчитаны в счет дальнейшего отпуска товаров.